Kommunikation er vigtigt i alle aspekter af virksomheden. Det gælder ikke kun for den kommunikation, der foregår udadtil til potentielle kunder og samarbejdspartnere. Også den interne kommunikation er afgørende for at sikre en velfungerende virksomhed, der er i stand til at nå frem til fælles mål.
Men hvad er intern kommunikation i virksomheder egentlig helt præcist, og hvordan sikrer du en god intern kommunikation? Det er nogle af de spørgsmål, du får svar på i dette indlæg, hvor du til sidst også bliver præsenteret for 5 brugbare tips til at gøre den interne kommutation i din virksomhed bedre allerede i dag.
Hvad er intern kommunikation?
Kommunikation på arbejdspladsen kan inddeles i en intern og ekstern del. Ekstern kommunikation handler om alt det, der kommunikeres til folk uden for virksomheden, mens intern kommunikation handler om alle de ting, der kommunikeres i løbet af en helt normal dagligdag internt i virksomheden.
Intern kommutation er kort sagt alt det, der bliver kommunikeret mellem medarbejdere, kollegaer, ledere, praktikanter og så videre. Den interne kommunikation omfatter alle, der er en del af virksomheden, og termen dækker både over det skrevne og det sagte ord.
Her er både mails, breve, intranet, nyhedsbreve og lignende kanaler eksempler på intern kommunikation, hvor der kommunikeres formelt med et helt specifikt formål.
Men intern kommunikation handler også om alle de ting, der kommunikeres på mere uformelle måder, som ikke er tilsigtet, og som kan have en negativ effekt på arbejdsgangen i virksomheden.
Det kan eksempelvis være kommunikation med et fjendtligt kropssprog, der påvirker intentionen af det, der egentlig bliver sagt, eller det kan være en mail med en passiv-aggressiv tone, som på samme måde påvirker den interne kommunikation i en negativ retning.
Hvad er forskellen på intern og ekstern kommunikation?
Ekstern kommunikation handler som nævnt om alle de ting, der kommunikeres ud til verden fra virksomheden. Det kan både være tekstindhold på din hjemmeside, indholdet i din markedsføring og sågar dit logo og slogan.
Ekstern kommunikation handler om at skabe et brand og give et godt indtryk for beskuere udefra, så din virksomhed bliver genkendelig og får et godt ry.
Der er altså en fundamental forskel på intern kommunikation og ekstern kommunikation, men alligevel kan de to ikke skilles ad. God intern kommunikation er nemlig i mange tilfælde en forudsætning for god og effektiv ekstern kommunikation, og derfor er det en skam at nedprioritere sit fokus på den interne kommunikation.
God kommunikation i en virksomhed bør omfatte et fokus på både den interne og eksterne del, selvom det kan være fristende at lægge mere af sin energi i den eksterne kommunikation, da det er denne, der tiltrækker nye kunder og skaber mere salg. Men den interne kommunikation må som nævnt ikke forklejnes – og årsagen til det vender vi tilbage til senere i dette indlæg.
Hvad er god intern kommunikation?
God intern kommunikation handler om at skabe en god fornemmelse gennem den store mængde af kommunikation, der hver dag flyder gennem en virksomhed. Den intern kommunikation skal give medarbejdere en positiv følelse i forbindelse med kontakt til ledere og organisationen som helhed. Det gøres bl.a. ved at sikre, at også den helt normale medarbejders stemme bliver hørt i den daglige kommutation.
God intern kommunikation handler således om at give alle plads til at blive hørt og både modtage og give feedback. Dertil er et vigtigt aspekt af god intern kommunikation at sikre, at det sker på en præcis og rettidig måde, da dette vil reducere overraskelser og usikkerhed blandt medarbejdere.
Derfor kan alle i virksomheden arbejde på at gøre den interne kommunikation bedre gennem simple redskaber. Her er det bl.a. vigtigt at tænke over budskab, målgruppe og ønsket reaktion fra modtagere. Endeligt har god intern kommunikation også et klart mål for både afsenderen og modtageren.
Hvad er dårlig kommunikation på arbejdspladsen?
For at forstå, hvad god intern kommunikation på arbejdspladsen er, er det også relevant at kigge på, hvad dårlig kommunikation dækker over. Dårlig kommunikation kan dække over mange forskellige ting. Det kan eksempelvis være vag eller uforståelig information og vidensudveksling, men det kan også være af mere skadende karakter som eksempelvis respektløs, uærlig eller decideret nedladende kommunikation.
I mange sammenhænge er ironi og sarkasme normalt at opleve i forbindelse med den daglige interne jargon, men disse er også begge eksempler på dårlig kommunikation. Både ironi og sarkasme kan opfattes nedlandende og sårende – også selvom det ikke har været hensigten fra afsenderen.
Hvorfor arbejde på at sikre bedre kommunikation på arbejdspladsen?
Der kan være mange konsekvenser ved kommunikationsproblemer på arbejdspladsen, hvor især det psykiske arbejdsmiljø kan lide, hvis den interne kommunikation er dårlig. God kommunikation på arbejdspladsen har således betydning for medarbejdernes trivsel, og det er der flere årsager til.
For det første handler god intern kommunikation om respekt for hinanden. Derfor vil en medarbejder føle sig værdsat og tryg på arbejdspladsen, når den interne kommunikation er venlig og hensynsfyld.
Dertil handler god intern kommunikation også om at bidrage til opnåelsen af virksomhedens mål, da den interne kommunikation bl.a. bruges til at give indsigt og viden i forbindelse med forskellige projekter. Her er god intern kommunikation afgørende for at sikre, at medarbejdere har værktøjerne til at løfte de opgaver, der ligger på bordet foran dem, ligesom den interne kommunikation er afgørende for at opretholde effektivitet og produktivitet i virksomheden.
Et par regler for god intern kommunikation
Det kan være en kompliceret opgave at opretholde en god intern kommunikation på en arbejdsplads. Derfor kan det betale sig at holde sig til nogle retningslinjer, som du kan benytte i det daglige og vende tilbage til, når der sendes mails, lægger strategier og så videre.
Du kan eksempelvis udarbejde en intern kommunikations-model, som kan fungere som hjælpemiddel i det daglige for alle i virksomheden. Med en intern kommunikationsstrategi i virksomheden har alle medarbejdere noget at tage udgangspunkt i, når der hver dag skal kommunikeres i et ton af forskellige sammenhænge, og hvor det kan være svært at huske, hvad der egentlig udgør god intern kommunikation.
Du kan bl.a. finde inspiration i den anerkendte bog ’Intern kommunikation under forandring’, eller du kan læse med lige herunder, hvor du får 5 gode tips til at sikre en bedre intern kommunikation i virksomheden.
1. Personlig kommunikationsstil
God intern kommunikation starter med at alle ved, hvor vigtigt dialog og informationsdeling er i forhold til at sikre både trivsel og resultater i virksomheden. I den forbindelse bør alle kigge på deres egen personlige kommunikationsstil, da du på den måde kan få et bedre overblik over, hvad der kan justeres og gøres bedre i forbindelse med kommunikationsmetoder.
2. Udvis respekt
Respekt er en afgørende faktor for alle former for succesfuld kommunikation. Derfor skal den interne kommunikation i virksomheden også være respektfuld i alle sammenhænge – også mellem leder og medarbejder.
3. Positiv kommunikation
Alle parter i et kommunikationsforhold bør til alle tider stræbe efter at være positive og konstruktive – også når der opstår vanskelige udfordringer
4. Være proaktiv
Både ledere og medarbejdere i virksomheden bør stræbe efter at være proaktive i forbindelse med det daglige arbejde ved at tage ansvar over den specifikke rolle de tjener i virksomheden eller i en specifik opgave.
5. Effektiv kommunikation
Husk at kommunikere i et sprog, som alle har mulighed for at følge med i og forstå. Forståelig kommunikation er den mest effektive form for kommunikation.
