En arbejdsplads er afhængig af, at alle medarbejdere i virksomheden har det godt med deres kolleger, arbejdsopgaver og ansvar osv. Og en stor del af en virksomheds udvikling er, at medarbejdere og ledere/chefer er gode til at give (og modtage) feedback. For at virksomheden kan forandre sig, og for at den enkelte medarbejder kan forbedre sin præstation, er det oplagt at kigge på feedback som et vigtigt værktøj.
Når en medarbejder giver feedback til en kollega, eller når en chef eller leder giver ris eller ros til en ansat, kan det nemt gå i hårdknude, hvis feedbacken ikke bliver leveret på en venlig, konstruktiv og konkret måde.
Umiddelbart er der ikke nogen feedbackmodeller, der er udelukkende dansk, men i Danmark anvendes flere forskellige feedbackmodeller, som vi har taget til os fra udlandet. Du kan læse om et par af dem i denne artikel.
Inden du springer ud i at give en kollega feedback, kan du læse denne artikel, så du ved, hvordan du bør gribe situationen an. Tænk i den forbindelse over, hvorvidt din feedback er anerkendende, udviklende eller evaluerende. Ifølge feedwork.dk[1] findes der nemlig disse tre overordnede typer af feedback.
Bed om feedback, hvis du ikke får den automatisk
Den danske feedbackkultur har sine fejl og mangler, så hvis du oplever, at du ikke får den feedback, du gerne vil have, kan det være nødvendigt at bede om den.
Vær opmærksom på, at det ikke er alle personlighedstyper, der er lige entusiastiske omkring ris og ros. Det gælder både i forhold til at give og modtage den. Nogle typer (såsom de røde personlighedstyper) har det nemmere med at give feedback, hvorimod nogle typer (eksempelvis de grønne personlighedstyper) har nemmere ved at modtage feedback. Der er selvfølgelig undtagelser til begge dele, men hvis du vil være sikker på, at feedbackkulturen i din virksomhed er sund, kan du læse videre herunder og blive klogere på, hvordan god feedback gives.
Feedback på arbejdspladsen kan være svært
Ifølge Lederweb.dk kan feedback på arbejdspladsen være ret svært[2]. I artiklen på Væksthus for Ledelses hjemmeside står der nemlig, at den manglende evne til at give og modtage ris og ros er en topscore på danske arbejdspladser.
Når du og dine kolleger bliver bedre til at give og modtage feedback, forbedrer I det sociale arbejdsmiljø. Med det sociale fundament er på plads – så alle medarbejdere kan præstere – har det en positiv effekt på bundlinjen såvel som på virksomheden generelt.
Nogle er bedre til at give og modtage ris og ros end andre. Ofte er det nok sådan, at hvis man er god til at modtage ris, er man også god til at modtage ros, men det behøver ikke være tilfældet. Derfor er det altid en god idé at være både venlig og konstruktiv, når man giver en ansat eller kollega feedback.
Søren Marquardt Frederiksens artikel “Syv trin til mundtlighed”[3] er rettet mod skoleelever, der skal lave præsentationer foran hinanden, men hans teori er også meget relevant på en arbejdsplads. En virksomhed og dens ansatte kan have glæde af at huske på Frederiksens tre K’er, der står for kærlig, konkret og konstruktiv.
Når den feedbackgivende person husker på disse tre ting, er det også værd at tænke over, hvordan hun eller han selv bliver opfattet. At tænke over dette i sin ris eller ros betyder, at vedkommende allerede er kommet et godt skridt mod at være blevet bedre til at give konstruktiv, kærlig og konkret feedback.
At skelne mellem positiv, negativ og konstruktiv feedback
Der findes forskellige typer af feedback, og der er mangler ved flere af dem.
Positiv feedback
Positiv feedback risikerer nemt at mangle et konstruktivt og fremadskuende aspekt. Hvis du udelukkende roser en kollega og har fokus på de ting, vedkommende skal blive ved med at gøre, kan der være nogle problemområder, som ikke kommer frem i lyset.
Negativ feedback
Modsat fokuserer negativ feedback kun på de ting, feedbackmodtageren har gjort forkert. Dette har også en potentiel skadelig effekt på samarbejdet, da den person, der modtager den negative feedback, kan trække sig væk og dermed forsøge at undgå fremtidig feedback.
Konstruktiv feedback
Konstruktiv feedback er stadig positiv, men den er ikke lutter ros. Feedbacken kan have fokus på opgaven såvel som på medarbejderens/kollegaens opførsel eller andre ting, men hovedessensen i den konstruktive feedback er, at den både kigger bagud, vurderer nuet og kigger fremad. Der er ros for de ting, der er gjort godt, og ris for de ting, der kunne være gjort bedre.
Formativ feedback
En undertype af feedback er den engelske term “formative feedback”. At feedbacken er formativ betyder, at den har til hensigt at ændre på feedbackmodtagerens holdning eller opførsel i forhold til at lære nye ting[4]. Formativ betyder formende og dannende[5], og det indikerer netop, at man har til hensigt at ændre/påvirke noget ved feedbackmodtageren.
Fokusér på god konstruktiv feedback
God konstruktiv feedback er kendetegnet ved, at både feedbackgiveren og feedbackmodtageren har noget at vinde ved, at feedbacken bliver givet.
Et eksempel på konstruktiv feedback er, at en medarbejder har skubbet en opgave for længe, så opgaven bliver løst i hast på falderebet. Konstruktiv feedback i dette tilfælde ville være, at feedbackgiveren pointerer, at kvaliteten af opgaven ikke var god nok, men samtidig spørger ind til, hvad der gjorde, at opgaven blev løst i sidste øjeblik. Når man fokuserer på, hvad årsagen var, kan man bedre hjælpe kollegaen, så en lignende situation ikke opstår igen.
Sandwich-modellen – en anerkendt feedbackmodel
Du har sikkert hørt om sandwichmodellen for ris og ros. Feedback opsummerer meget godt det at give både ris og ros, og ofte involverer den enkelte feedback begge dele.
Sandwichmodellen går ud på, at du gør feedbacken lidt nemmere at acceptere for den person, der modtager den. Du bløder risen op ved også at komme med ros. Sandwichmodellen er en feedbackmodel, som har navn efter de tre lag, der er i en sandwich.
Først giver du ros, så modtageren slapper lidt af og er mere lydhør over for din konstruktive kritik. Så følger du op ved pænt at nævne de ting, der kunne gøres bedre. Slutvist runder du af med at komme med mere ros, et kompliment eller idéer til, hvad personen kan gøre fremadrettet. Det sidste lag i sandwichmodellen kan også bestå i, at man tilbyder hjælp.
En anden feedbackmodel: feedbacktrappen
Feedbacktrappen er ikke en model der angiver, hvordan du bør give feedback. Den er derimod et værktøj til at kunne forstå de forskellige stadier af accept af feedbacken hos modtageren. At modtage feedback og rent faktisk tage den til sig samt justere sin indsats eller opførsel derefter, er to vidt forskellige ting. Ifølge artiklen på discanalyse.dk’s hjemmeside[6] er de fem trin i feedbacktrappen således:
- Afslag
- Forsvar
- Forklaring
- Forståelse
- Forandring
På de tre første trin vil feedbackmodtageren ikke tage budskabet til sig. Her bruger modtageren energi på at afvise eller forsvare sig mod feebacken eller forklare sig. Når personen når til trin 4 og 5, er det mere sandsynligt, at feedbacken har en effekt. Det er først på disse trin, modtageren virkelig lytter og ønsker at ændre noget.
Jo bedre du er til at give god og konstruktiv feedback, desto større sandsynlighed er der for, at modtageren vil starte på et højere trin og dermed hurtigere nå det punkt, hvor feedbacken bliver forstået, accepteret og efterlevet så vidt muligt.
Hvordan du bedst giver god feedback
God feedback er kendetegnet ved, at den bliver givet under rolige forhold, med en blanding af ris og ros og konkrete forslag til, hvad der kan gøres bedre næste gang. Når du har fokus på, at feedbacken skal være så god som mulig, er det ikke et udtryk for, at feedbacken udelukkende skal fokusere på de positive ting.
Når feedbacken er konstruktiv, kærlig og konkret, er der større sandsynlighed for, at modtageren ikke bare ignorerer det. Hvis du gerne vil øge dine chancer for at give ris og ros på en succesrig måde, kan du tale med modtageren under fire øjne, og du kan sikre dig, at I ikke vil blive forstyrret, så der er god tid til, at du kan uddybe, og modtageren kan stille spørgsmål.
Du kan også sørge for at pakke din ris ind i ros. Det handler dog om at finde en balance, så rosen ikke er ude af proportioner i forhold til risen. Hvis det handler om en lille opgave, hvor feedbacken ikke er så vigtig, er det nok at komme med en hurtig, men venlig feedback. Du kan selvfølgelig stadig anvende sandwichmodellen, men det er vigtigt, at modtageren er tryg og ikke er distraheret af andre ting.
6 feedbackøvelser du kan prøve med dine teamkolleger
Internettet bugner af idéer til, hvilke feedbackøvelser du kan lave med dine kolleger. I dette afsnit har vi taget udgangspunkt i en side på et amerikansk website, der omhandler feedback.
De øvelser vi gengiver her, kan du læse mere om på engelsk på ManageBetters hjemmeside[7], men de er:
- Current strongest impression
- Start, stop, continue
- Team findings
- Like, like, like
- Find the ball
- Toss me some feedback
Alle seks feedbackøvelser har til formål at styrke sammenholdet mellem teammedlemmer, så de bedre kan give feedback fremadrettet, hvor det virkelig gælder. Mange ting bliver man først god til, når man har øvet sig – og det gælder også den kunstart det er at give feedback.
Find feedbackskemaer m.m. på nettet
Et skema, der visualiserer forskellige måder at give feedback på, kan være en god hjælp at have. Vi har ikke nogen specifikke feedbackskemaer her på vores hjemmeside, men hvis du søger på “feedback” + “skema” på f.eks. Google, så kan du finde nogle nyttige skemaer.
Der er også mange andre brugbare ressourcer rundt omkring på internettet, som du kan drage nytte af. Du kan selv søge informationer for at lære mere, men du kan også kigge nærmere på de links, som vi referer til her i artiklen.
Vi refererer specifikt til følgende hjemmesider:
- https://www.feedwork.dk/viden/feedback-et-vaerktoj-inden-for-ledelse-som-giver-bedre-relationer-og-staerkere-praestationer
- https://www.lederweb.dk/artikler/13-raad-saadan-giver-og-modtager-du-konstruktiv-feedback/
- http://samples.pubhub.dk/9788790066925.pdf
- https://www.neovation.com/learn/26-what-is-formative-feedback
- https://denstoredanske.lex.dk/formativ
- https://discanalyse.dk/feedback-trappen/
- https://managebetter.com/blog/try-these-feedback-exercises-with-your-team
- https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/feedback
- https://www.feedwork.dk/viden/feedback-et-vaerktoj-inden-for-ledelse-som-giver-bedre-relationer-og-staerkere-praestationer
